MMC via Internet
Centrales die
wensen te werken met dit programma ontvangen van Taxistop:
Via deze link
komt men rechtstreeks in de toepassing.
Op het
inlogscherm tik men de login ID en het paswoord in.
Vervolgens komt
men terecht op het Hoofdmenu.
LET OP! Deze gegevens dient u eerst in te vullen zodat bij Taxistop de nodige stappen kunnen ondernomen worden om verder te werken.
Invullen van de naam:
Hieronder kan u de gangbare tarieven inbrengen van de centrale. Deze
worden als volgt ingegeven: (de bedragen zijn als voorbeeld)
Hier kan je een voorkeur voor de nummering selecteren die zal gebruikt worden voor de leden en de chauffeurs
Keuze van nummering is belangrijk (want definitief) en kan niet meer gewijzigd worden éénmaal er leden / chauffeurs zijn ingebracht
wordt hier automatisch
ingevuld. De startwaarde van het eesrvolgende nummer kan altijd door de
administrator gewijzigd worden
Bij automatische nummering kan gekozen worden tussen
§
Ofwel “doorlopende nummering” = een nummer
kan over meerdere jaren slechts éénmaal gebruikt worden
§
Ofwel “nummering per jaar” = eenzelfde nummer
kan over meerdere jaren door verschillende personen gebruikt worden
Gebruik nummering per jaar alleen als daar een grondige reden voor
is! Vaak kan eenzeelfde effect bekomen
worden door voor doorlopende nummering te kiezen en een (jaarlijks) wijzigend
prefix in te vullen
(doorlopend) of per jaar
(wisselend)
veld “Ingave straat ID” de
juiste straatnaam
Indien de chauffeurs en/of vrijwilligers van deze ook in andere
centrales meewerken, kan dit hier vermeld worden
Een nieuw lid
inschrijven/inbrengen:
à Je
komt nu automatisch op het “zoekscherm” terecht
Volg onderstaande
procedure voor het inbrengen van de gegevens van het lid:
à Men ontvangt nu de boodschap “Gelukt” Rij is
ingevoegd
Nu krijgt het lid
een nummer volgens eerder gekozen systeem van nummering.
Om persoonlijke
bijzonderheden van een lid aan te vullen, dient men de fiche nog eens op te
zoeken.
Vervolgens kan
men:
Op het
beginscherm kan men op ieder veld een zoekcriterium invullen:
Een nieuwe
chauffeur inschrijven/inbrengen:
à Je
komt nu automatisch op het “zoekscherm” terecht
à Men ontvangt nu de boodschap “Gelukt” Rij is
ingevoegd
Om persoonlijke
bijzonderheden van een chauffeur aan te vullen, dient men de fiche nog eens op
te zoeken.
Vervolgens kan
men:
Hier ziet men de standaard mogelijkheden voor de aard van een rit:
bezoek, dagcentrum, dokter,..
Deze gegevens worden beheerd door Taxistop.
Hier ziet men de standaard mogelijkheden voor de bijzonderheden van
leden: bejaard, gehandicapt, enz.
Deze gegevens worden beheerd door Taxistop.
Hier kan men bij de jaarwisseling het administratief jaar aanpassen en indien nodig een nieuwe nummering starten.
Het (voorbije) jaar mag pas afgesloten worden in januari, bij voorkeur zo vroeg mogelijk
Leden kunnen een nieuwe nummering krijgen indien je de nummering onder "Centrale" overeenkomstig aanpast (prefix, eerstvolgdende nummer).
Je hoeft hiervoor dus nog geen afsluiting te doen.
Bestaande chauffeurs worden automatisch overgezet naar het nieuwe jaar (indien nummering uniek per jaar)
Leden worden heringeschreven na aanvraag (zie detailscherm lid)
Bij elke gebruiker verschijnt op het detailscherm een link "Herinschrijven". Door hierop te klikken wordt een pop-up venster geopend.
Daar moet je dan de lid-datum en betalingsdatum aanpassen + bijwerken klikken.
De gegevens van de gebruiker worden dan gecopieerd naar het volgende jaar. Je hoeft dus niet alles opnieuw in te brengen.
Gelieve evenwel het nieuw toegewezen nummer zonodig te corrigeren.
Bij het ingeven
van een nieuwe rit, komt men terecht op een zoekscherm voor leden.
Volg onderstaande
procedure:
Er start een zoekfunctie op:
o
kan op 3
wijzen:
§
op nummer
of via “zoek
lid”
§
op naam
§
deel van een
naam + %-teken erna typen
Na het kiezen van
het lid:
-
komt men op
een scherm waar automatisch de ophaalgegevens staan ingevuld
-
deze
gegevens kunnen gewijzigd worden
-
de datum
staat standaard ingesteld op vandaag + 2 dagen
-
de datum kan
niet naar het verleden gewijzigd worden
-
formaten
voor het invullen van de uren zijn met een punt “ . “ of met een dubbel punt ”
: “
-
de
afkortingen “h” en “u” worden niet verwerkt
-
aard van de
rit (boodschappen, bezoek,..) moet worden ingevuld om later overzichten te
kunnen maken
-
aantal
plaatsen moet ook worden ingevuld (leden nemen vaak begeleiders mee)
-
bij
opmerkingen kan men zaken noteren zoals ‘meegaan tot de eerste verdieping, mee
winkelen,...’
De gegevens voor
de terugrit worden standaard voorgesteld in de omgekeerde richting, ook deze
kunnen gewijzigd worden. Enkel het uur van terugkeer moet nog worden ingevuld.
à Men ontvangt nu de boodschap “Gelukt” Rij is
ingevoegd
Na het invoegen
van een rit kan een chauffeur worden toegewezen:
-
Ofwel kiest
men iemand uit het lijstje dat naast het veld ‘chauffeur’ wordt voorgesteld
-
ofwel kan
men naar het zoekscherm (vergrootglas) gaan waar men meer gegevens over de
chauffeurs kan vinden (voorkeur lid, beschikbaarheid, laatst gereden eerst,
volgens afstand).
Wie bij Beheer
Centrale gegevens gekozen heeft voor ‘visualisatie wijken’ kan hier een
geografisch overzicht vragen waar men de locatie ziet van het lid en de
dichtstbij wonende chauffeurs. Na een klik op bijwerken is de chauffeur
toegewezen aan de rit.
Op dit scherm is
het mogelijk de rit te kopiëren, bijvoorbeeld wanneer iemand wekelijks op
dezelfde dag naar dezelfde plaats moet gebracht worden. Indien men deze functie
kiest, zijn al een aantal gegevens op voorhand ingevuld. De mogelijkheid
bestaat ook om de chauffeur mee te kopiëren wanneer men al zeker is dat steeds
dezelfde chauffeur die gekopieerde ritten zal uitvoeren.
Hier kan men de
rit ook toewijzen aan een groep, dit is het geval wanneer meerdere leden met
één chauffeur kunnen meerijden naar dezelfde bestemming.
Indien er al een
groep bestaat, kan men bij “groep” een groep selecteren.
Indien er nog
geen groep bestaat kan er één aangemaakt worden via de knop met het lijstje.
Daar kan men in
het kader ‘creëer een nieuwe groep met volgende gegevens’ een chauffeur
uitkiezen. Vervolgens klikt men de ritten aan die bij deze groep horen en kiest
men ‘opnemen in groep’.
à Men ontvangt nu de boodschap “Gelukt” Rij is
ingevoegd, en de groep is ingevuld (dag en uur).
Om leden terug
uit een groep te verwijderen, kiest men ‘verwijderen uit groep’.
Volg onderstaande
procedure:
Selecteer via de
startpagina bij “Handelingen” – nr 2 “Wijzigen Ritten”
-
Er start een
zoekfunctie om het lid te zoeken en vervolgens kan de rit geselecteerd worden
Let op: wanneer
een chauffeur gewijzigd wordt in de heenrit, gebeurt dit automatisch ook in de
terugrit, dus hier moet indien nodig nog gewijzigd worden.
Bij
opvragen/wijzigen/annuleren van ritten wordt default enkel de nog uit te voeren
ritten getoond; voor ritten uit het verleden moet dus specifiek een datum-van
en tot ingegeven worden op het zoekscherm
Volg onderstaande
procedure:
Selecteer via de
startpagina bij “Handelingen” – nr 3 “Annuleren van Ritten”
-
Er start een
zoekfunctie om het lid te zoeken en vervolgens kan de rit geselecteerd worden.
Let op: wanneer
een heenrit geannuleerd wordt, zal automatisch de terugrit ook geannuleerd
worden, omgekeerd is dit niet het geval.
Volg onderstaande
procedure:
Selecteer via de
startpagina bij “Handelingen” – nr 4 “Nog toe te wijzen Ritten”
Men kan voor een
bepaald lid opzoeken of er nog ritten zijn waar een chauffeur moet aan
toegewezen worden.
-
Er start een
zoekfunctie om het lid te zoeken en vervolgens kan de rit geselecteerd worden.
Volg de procedure
voor het toewijzen van een chauffeur (zie hierboven).
Volg onderstaande
procedure:
Selecteer via de
startpagina bij “Handelingen” – nr 5 “Rittenoverzicht”
Er start een
zoekfunctie op waar men kan zoeken op lid, chauffeur, datum, etc.
Als er maar 1 rit
is, wordt de volledige rit getoond, als er meerdere zijn ziet men een
overzicht.
Volg onderstaande
procedure:
Selecteer via de
startpagina bij “Handelingen” – nr 6 “Groeperen van Ritten”
Er start een
zoekscherm waar men een chauffeur kan selecteren. Daar kan men zien of een
chauffeur al dan niet een gegroepeerde rit heeft.
Volg onderstaande
procedure:
Selecteer via de
startpagina bij “Handelingen” – nr 7 “Ingave Kilometers”
Wanneer een
kilometerboekje wordt ingediend, kan men per rit het aantal gereden kilometer
ingeven.
Op dit zoekscherm
kan men een chauffeur kiezen en eventueel ook het boeknummer.
Er start een
zoekfunctie op:
-
naam van de
chauffeur
-
boek nummer
(eerste 3 cijfers van het nummer vooraan op het boekje)
Hier vult men in:
-
Boeknr:
eerste drie cijfers van het boekje
-
Volgnr:
volgende drie cijfers, deze zijn per blaadje oplopend
-
Aantal km
dat voor de betreffende rit gereden werd
In het laatste
veld kan per lijn voor “bijwerken” of
“niet bijwerken” worden gekozen.
Per ingevuld
scherm moet onderaan wel nog op “bijwerken” worden geklikt. Hier kan men
ook via ‘tellen’ het totaal opvragen.
Ter info voor de
chauffeurs is dit een link naar de
site:
-
of
Dolmen
Hier kan je een
route of chauffeur opzoeken.
Hier kan ook
bekeken worden waar iemand precies woont.
Hier worden de
persoonlijke gegevens bijgehouden zoals:
-
naam
-
voornaam
-
paswoord
-
login ID
-
e-mail adres
Ook de voorkeuren
mbt. tekstgrootte en de keuze voor invoer ritten via naam of via nummer.
Hier gaat het
over de leden van het programma.
Hier ziet men een
overzicht van wie allemaal toegang heeft tot de administratie zoals de velden:
-
login ID
-
e-mail adres
-
of deze
persoon een reminder moet krijgen
-
of de
gebruiker een reminder moet krijgen over openstaande ritten
-
of men
toegang krijgt tot invoer van ritten in het verleden (enkel indien toegestaan
door de Super User)
De reminder over
openstaande ritten wordt gestuurd tot de datum van de aangevraagde rit voorbij
is. Aan het einde van het jaar zal die nogmaals gestuurd worden om eraan te
herinneren dat die rit eventueel nog moet geannuleerd worden.
In uitzonderlijke
gevallen kan het nodig zijn om aan ritten in het verleden aanpassingen te doen.
Hiervoor dient men tijdelijk toestemming te krijgen van de Super User.
Dit zijn Ginette Ongenaet en Luk Roose, de beheerders bij Taxistop, die
altijd aan de administratie van alle centrales kunnen.
Administrator
Dit is de
plaatselijke hoofdverantwoordelijke en heeft toegang tot alle toepassingen van
deze centrale.
Dit is een
eventuele andere gebruiker van het programma die toegang heeft tot het beheer
van de chauffeurs en leden.
Kleine
gebruiker
Deze heeft enkel
toegang tot de rubrieken handelingen en lijsten.